Apostila eSocial

Cartilha eSocial

Conceitos fundamentais

O eSocial, que compõe o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014 e tem por objetivo a coleta de informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias e o armazenamento em um ambiente virtual. As informações serão agrupadas por meio de eventos que devem ser encaminhados em uma sequência lógica abrangendo da admissão à demissão do trabalhador.

Antes da implantação do eSocial, ao empregador competia o preenchimento de diversas declarações, formulários, termos, além de prestar informações a diversos entes como, por exemplo, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e INSS. Com isso, temos que as principais informações a serem substituídas serão:

• SEFIP – criado pela Lei 9.528/1997, sistema de recepção das informações relacionadas ao INSS e FGTS;
• Livro de Registo – Portaria 41, de 28 de março de 2007 do Ministério do Trabalho e Emprego traz as informações necessárias a serem inseridas em mencionado documento;
• CAGED – Lei 4923/1965, sistema de informação de admissão, demissão e movimentação de trabalhadores;
• RAIS – Instituída pelo Decreto nº 76.900/75 para coleta de dados relacionados ao controle da atividade trabalhista no País;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho para fins previdenciários;
• PPP – Informações relacionados as atividades do trabalhador no período de vigência do contrato de trabalho.

Após a sua implementação, todas as informações (da admissão a demissão do trabalhador) se concentrarão em um único sistema.

Importante destacar que não houve, em decorrência da criação do eSocial, alterações nos direitos e deveres dos trabalhadores e empregadores, mas apenas criou-se um sistema único para processamento das informações prestadas.

O desafio das empresas é abandonar o atual modo de operar as obrigações trabalhistas, integrando as suas diversas áreas para que as informações sejam apresentadas no prazo e com qualidade.

Objetivos e benefícios: o objetivo do programa; quem está obrigado a cumprir as determinações legais relacionadas ao e-Social

Nos termos do Manual de Orientação do eSocial, os objetivos do novo sistema são:

• dar maior efetividade à fruição dos direitos fundamentais trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores;
• racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações previstas na legislação pátria de cada matéria;
• eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas obrigadas;
• aprimorar a qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais; e
• conferir tratamento diferenciado às microempresas – ME e empresas de pequeno porte – EPP.

Para alcançar os objetivos acima transcritos, o Governo Federal determinou que TODO AQUELE QUE CONTRATAR PRESTADOR DE SERVIÇOS E POSSUA ALGUMA OBRIGAÇÃO TRABALHISTA, PREVIDENCIÁRIA OU TRIBUTÁRIA está obrigado a enviar informações por meio do eSocial.

 

Prazos de implantação: quando se tornará obrigatória a utilização do sistema para os empregadores

• Empresas com faturamento acima de R$ 78.000.000,00 – 01/01/2018, exceto para os eventos relativos a saúde e segurança do trabalhador (SST) que serão obrigatórios após os 6 (seis) primeiros meses do início da obrigatoriedade;
• Demais empresas – 01/07/2018, exceto para os eventos relativos a saúde e segurança do trabalhador (SST) que serão obrigatórios após os 6 (seis) primeiros meses do início da obrigatoriedade.

 

Principais eventos do e-Social: iniciais (empregador, tabelas, trabalhador com vínculo e sem vínculo), periódicos e não periódicos, prazos de envio

Como mencionado anteriormente, as informações a serem enviadas pelo sistema eSocial serão agrupadas por meio de eventos que devem ser encaminhados em uma sequência lógica.

 

Há os seguintes grupos de eventos: iniciais, tabelas, não periódicos e periódicos.

Caberá à empresa, inicialmente, transmitir os eventos iniciais relacionados a identificação do empregador. Destaca-se que, antes de cadastrar os empregados, a empresa deverá cadastrar as tabelas, já que serão utilizadas nos eventos iniciais. Posteriormente, haverá o envio dos eventos periódicos e não periódicos

Importante esclarecer que cada evento transmitido gera um recibo de entrega que será mantido pelo sistema por prazo indeterminado. Isso porque, em caso de retificação ou exclusão, o número do recibo deverá ser informado.

• Eventos iniciais

É o primeiro evento a ser inserido no sistema do eSocial e ele trará as informações para identificação dos empregadores, incluindo a sua classificação fiscal e estrutura administrativa.

Posteriormente, será feito o cadastro de todos os prestadores de serviços ativos com seus dados cadastrais atualizados para formação do RET – Registro de Eventos Trabalhistas.

• Tabelas

As tabelas são um conjunto de informações utilizadas para descrever o ambiente de trabalho, cargos e funções da empresa, rubricas da folha de pagamento, jornada de trabalho, etc.

Elas formam a base de dados da empresa.

O seu preenchimento é imprescindível para completar os eventos iniciais, bem como para validar os eventos periódicos e não periódicos.

Destaca-se que quando do preenchimento dos itens que compõem a tabela, deve ser preenchido a data de início da validade.

• Eventos periódicos

São aqueles que possuem data pré-fixada para ocorrer como, por exemplo, folha de pagamento ou apuração de fato gerador de contribuição previdenciária.

Devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.

Após o encerramento dos eventos periódicos, conclui-se a base de cálculo para constituição do crédito e recolhimento da contribuição previdenciária e INSS.

Atenta-se que o sistema não irá apurar as contribuições previdenciárias devidas ao INSS para fins de constituição de crédito e recolhimento. No que tange ao FGTS, a guia de recolhimento se dá com o envio do evento fechamento.

No caso de não movimentação, tal informação deverá ser transmitida quando do “S-1299 – Fechamento dos eventos periódicos”. Ainda que a empresa nunca tenha tido movimento, em janeiro, deve transmitir a informação “sem movimento”

• Eventos não periódicos

São aqueles que não possuem data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de certos acontecimentos para se efetivar como, por exemplo, admissão de empregado, alteração salarial, exposição a agentes insalubres ou perigosos, etc.

Devem ser enviados no prazo disciplinado na legislação trabalhistas como, por exemplo, Comunicado de Acidente de Trabalho no prazo de 24 (vinte e quatro) horas. Caso inexista prazo especifico na legislação, os eventos não periódicos deverão ser transmitidos antes dos eventos mensais da folha de pagamento para evitar inconsistências.

Principais desafios para as empresas

A mudanças na forma de transmitir as informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias gerou a necessidade de adequação de grande parte das empresas por meio da integração entre diversas áreas de gestão a fim de otimizar as rotinas e processos internos.

 Podemos traduzir os principais desafios das empresas em:

• Mudar a cultura da empresa, bem como corrigir vícios do dia-a-dia;
• Atentar-se quanto aos prazos e a legislação para evitar penalidades;
• Qualificar os responsáveis pelas informações;
• Definir o papel de cada setor da empresa, fixando responsabilidade.

O envio de informações fora do prazo estabelecido, ou em desacordo com a legislação acarretará autuação por parte dos órgãos de fiscalização, além da possibilidade de a empresa ser acionada pelo governo, por meio de ação de regresso, para ressarcimento de despesas em razão do pagamento de benefícios previdenciários em razão de acidente do trabalho ocorridos por culpa do empregador.

Para maiores esclarecimentos sobre o eSocial, procure o escritório Moura Bonato Sociedade de Advogados por meio do e-mail: contato@mourabonato.com.br.